AVG

Vereniging van Eigenaren Parkflat Houdringe

Privacy Policy

De VvE Parkflat Houdringe hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy geven wij informatie over hoe wij hiermee omgaan.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Parkflat Houdringe houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
-Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy;
– Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt;
– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de werking van uw gegevens;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VvE Parkflat Houdringe zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Policy, of in meer algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dat via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Parkflat Houdringe verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden;
– Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
– Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De overeengekomen opdracht.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Parkflat Houdringe de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– (Zakelijk) telefoonnummer;
– (Zakelijk) e-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Parkflat Houdringe opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van leden van de VvE:

Persoonsgegevens van leden van de VvE worden door Parkflat Houdringe verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden;
– Het deelnemen aan Algemene Ledenvergaderingen en het uitoefenen van het stemrecht hierin;
– Het waarschuwen van hulpverleners, familieleden of andere opgegeven waarschuwingsadressen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Het lidmaatschap van de VvE, dat van rechtswege wordt verkregen bij aankoop van een appartement in Parkflat Houdringe .
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Parkflat Houdringe de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam;
– Adres;
– Woonplaats;
– Telefoonnummer (vast);
– Telefoonnummer (mobiel);
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Geslacht;
– Bankgegevens;
– Naam en polisnummer zorgverzekering
– Kenteken auto
– Adressen familieleden en/of andere te waarschuwen personen bij calamiteiten
Medische gegevens en niet-reanimeren verklaring worden alleen geregistreerd op uw uitdrukkelijk verzoek.

Uw persoonsgegevens worden door Parkflat Houdringe opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de tijd dat men eigenaar is van een appartement totdat de definitieve afrekening na verkoop heeft plaats gevonden en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Parkflat Houdringe verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Parkflat Houdringe de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer (vast);
– Telefoonnummer (mobiel);
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Geslacht;
– Salarisgegevens;
– Kopie ID;
– Bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door Parkflat Houdringe opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Beelden camerabewaking systeem

Op camera’s die gericht zijn op de ingangen van Parkflat Houdringe en tevens een deel van de parkeerterreinen bestrijken hebben in eerste instantie een preventieve werking.
De beelden zijn zichtbaar op een monitor die is opgesteld in een kamer die alleen wordt gebruikt als de receptie niet is bemand.
Er worden geen beelden opgenomen van delen van het complex die geen gemeenschappelijk eigendom zijn.
De beelden worden maximaal vijf dagen opgeslagen en daarna automatisch gewist. De beelden kunnen alleen worden terug gekeken door twee daartoe geautoriseerde medewerkers.
Dit zal alleen geschieden als daartoe een noodzaak bestaat bijvoorbeeld bij oneigenlijke toegang tot het gebouw, vernieling van eigendom of ander grensoverschrijdend gedrag.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Parkflat Houdringe bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
– Alle personen die namens Parkflat Houdringe van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
– We hanteren een wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
– Wij maken een back-up van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
– Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsprotocol getekend.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
Contactgegevens
VvE Parkflat Houdringe Bosuillaan 143 3722 XJ Bilthoven Telefoon 030-2251335 www.serviceflathoudringe.nl info@serviceflathoudringe.nl